Protocol Omloop Zorgcentrale

Werkplek D2 is standaard bureau 7. (bij Coronaklachten vlgs protocol moet er van afgeweken worden)

De omloop zit in principe in de telefoon, en handelt de mailboxen af op basis van prioriteit, zodra er ruimte voor is in de binnenkomende telefonie.  Niet dringende zaken kunnen eventueel wachten. 

Afspraak invoer (wijzigingen) alarmering: spoed is binnen 24 uur. Geen spoed binnen 48 uur. 

 

Werkwijze:

1. Mailbox Zorgcentrale afhandelen.

Alleen de omloop houdt de inbox bij. Leest en verwerkt de berichten. 

Verwerken: bedenken of bericht naar alle collega's moet of volstaat om door te sturen aan de collega's die aan het werk zijn. Berichten voor de agenda hoeven niet doorgestuurd te worden. 

Indien het in of uit dienstmelding van een planner TVV betreft: volg Point aan- en afmeldingen

Indien het een lang bericht voor de agenda betreft. Nieuwe afspraak openen>onderwerp noteren + zie info. Volledige tekst in memoveld noteren.

Bereikbaarheidslijsten voor specialisten ouderenzorg NB en Kwadrant worden ook altijd naar mailbox protocollen gestuurd. Kunnen verwijderd worden.  Uitzondering: wijziging voor een datum, als er niemand van de protocollen van te voren aanwezig is (ook Ria N  niet) Dan in de agenda zetten. 

Uitvoeringsverzoeken (binnen kantoortijden) doorsturen naar planning van betreffend gebied. Specialistisch team rechtstreeks naar spec team mailen.

Aanvragen waarnemen (bv voor Noorderbreedte klantenservice overdag) altijd in overleg met Ria, bij niet aanwezig Ria naar Ypie. Desgevraagd bevestigen aan verzoeker.

Er kunnen in de Zorgcentrale inbox mails binnenkomen met de afzender: voicemail@hipservice.nl  Deze mails openen om te kijken naar wie ze doorgestuurd kunnen worden.

2. Mailbox PA die zaken afhandelen die volgens protocol PA gedaan moeten worden. Indien de omloop niet toekomt aan het volledig afhandelen van deze mails: indien een invoer spoed heeft wordt dit aangegeven. Overige kunnen, indien nodig, blijven staan voor late of nachtdienst.  

Mail die naar ons toekomt via Zorgsecure mail:  via de link in deze mail ontvang je een code om de mail te openen.  Download de bijlage. Maak een nieuwe mail aan in outlook> voeg de bijlage in+ plak de complete telst van de securemail in jouw mail (inclusief koptekst met mailadres afzender en tijdstip verzenden)

3. Infobox THFL controleren op spoedmail. Deze afhandelen. rest kan blijven staan voor de nachtdienst.

4. bij afwezigheid Rian Blom mailboxen transferspecialistische diensten en ITZ. Afhandelen volgens protovol afwezigheid Rian. Protocol afwezigheid Rian Blom per 28-2-2022

4. Koffie en thee verzorgen i.s.m. overige collega's, opruimen, afwassen ed.

5. Pauze tijden bewaken: zowel op ochtend als in de middag.

6. Iedere week op maandag de kleine uitleenartikelen controleren , deze liggen in de kamer bij de kantine.Evt bestellen wat ontbreekt. Dit kan via mail aan uitleen@Kerstenhulpmiddelen.nl   Mail opslaan op: L schijf –Zorgcentrale- Kersten uitleen kleine artikelen-Basis voorraad uitleen

7. Iedere maandag kantoorartikelen controleren en zonodig via de mail bestellen. Lijst staat op L schijf Zorgcentrale. Openen, rechtsboven Invullen en Ondertekenen aanklikken. Invullen en versturen, niet opslaan.

8. Aanspreekpunt voor een ieder die binnenloopt.

9. Indien er iemand met vragen bij de receptie staat, afhandelen.

10. Postvak in gang legen en verwerken.

11. Indien noodzakelijk emailadressen kunnen verwijderen uit fax/mailbericht. @

12. In agenda kijken of er nog zaken zijn die je moet afhandelen, 

mail over tijdelijk toegevoegde medewerkster in Telelock, zie werkwijze onder Telelock .

kaart versturen omdat er iemand jarig is.

Aan het eind van de dag:

13. Rode bak met vertrouwelijke papieren legen in container bij receptie.

14.Openstaande diensten door ziekmelding op de app zetten.